Statut des tâches avec leur définition

J’ai implanté un tableau Kanban avec l’équipe en place dans des manufactures permettant de suivre chaque commande : du prospect à la livraison chez le client.  Cela s’est avéré fort utile pour une équipe de marketing. Je partage avec vous un aperçu d’un outil bien pratique que l’on travaille seul ou en équipe. On peut considérer qu’une partie d’un CRM (Client Relation Management) consiste à représenter les étapes du suspect au client actif.

De quoi s’agit-il ?

Au départ il s’agissait d’une fiche cartonnée issue du système Toyota permettant de limiter la production d’un poste en amont d’une chaîne de travail aux besoins exacts du poste en aval. Ceci donne un flux tendu, minimise les inventaires et résulte en une cadence de production.

Tel que dans le système Toyota

Ensuite !

On part du principe que chaque tâche peut avoir minimalement 3 états : à faire, en cours et fini. C’est très pratique comme méthode de travail, même des enfants peuvent l’utiliser pour leurs leçons et leurs devoirs ! On peut augmenter le nombre de colonnes en fonction des étapes que franchissent les tâches. On peut aussi ajouter la capacité maximale en haut de chaque colonne.

Dans un environnement complexe, les tâches peuvent se retrouver sur un post-it qui ressemble à une carte Kanban du système Toyota. On peut y ajouter des petits collants représentant les membres de l’équipe qui sont responsables à chaque étape. Cela permet de tirer sur les tâches au fur et à mesure du temps.

Quand est-ce approprié d’utiliser un tableau Kanban ?

1. Les étapes du processus sont toujours les mêmes
2. Soit que les tâches arrivent une à une comme dans une salle d’urgence ou des demandes de maintenance
3. Soit qu’une liste convenue de tâches à faire dans un temps donné est établie (Scrum-ban)

Quels sont les bénéfices ?

1. Rend transparente la charge de travail pour chaque membre de l’équipe
2. Favorise un mode collaboratif
3. Gère les capacités de réaliser les tâches (humaines et machines)
4. Mesure la vélocité, ou le temps moyen que prend une tâche pour passer au travers du processus
5. Minimise ce qui est en cours

Pour ceux qui souhaitent avoir un accompagnement pour personnaliser cette méthode et cet outil du tableau Kanban à leur processus, contactez-moi.

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Corine Markey : Coach Professionnelle Certifiée, formatrice agréée et conférencière.