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Gérer son temps et ses priorités post-pandémie

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La satisfaction de l’humain est étroitement liée à un sentiment d’harmonie entre ses valeurs/priorités et comment il passe son temps. Au début de la pandémie, il a fallu brusquement revoir la gestion de son temps et de ses priorités. Et, l’humain n’aime pas devoir changer ses habitudes brusquement. Faisons le point sur la gestion de son temps et ses proprités post-pandémie.

Phase 1 – Printemps 2020 – Gérer la panique

Mars 2020 – Chamboulement généralisé de nos valeurs : nous réalisons que nous pouvons être le vecteur asymptomatique ou pas d’une maladie mortelle.  

Cela a eu un effet sur nos priorités. Protéger la vie des personnes vulnérables impliquant des contraintes sanitaires, des vaccins et des boosters. Certains ont contesté la privation de libertés qui en résulte.

Il y a un impact sur la gestion de notre temps : le temps « social » avec la famille élargie, avec des collègues de travail ou de loisir fut réduit à 0. Plus de temps disponible pour la famille immédiate ou le travail. Télétravail obligatoire pour certains. Nous avons vécu toutes les phases d’adaptation. Déstabilisation, deuil, réorganisation et appréciation de ce nouveau mode de vie en pantoufles.

Phase 2 – Été 2020 / Hiver 2021– La crise s’installe dans la durée, il faut gérer le stress

Pendant 2 ans, j’ai aidé les organisations et les gestionnaires à naviguer « à vue ». En plus du défi de la pandémie, nous sommes dans un contexte de rareté de main d’œuvre.

La pression combinée de la rareté de la main d’œuvre et de l’absentéisme produisent un volume de travail supplémentaire pour de nombreux employés. En conséquence, la priorité est d’éviter l’épuisement.

Les confinements successifs ont créé le télétravail obligatoire.

Les milieux de travail bénéficiant d’un niveau de confiance élevé ont vécu un ajustement peu coûteux. La priorité étant de maintenir ce niveau de confiance élevé.

Pour les milieux de travail où une méfiance mutuelle règne, c’est plus compliqué. Soit le micro-management s’est déplacé à la maison avec des outils de surcontrôle. Soit il y a eu une perte de contrôle et des abus. Pour ces milieux, un changement de culture devrait être la priorité. C’est plus long, cela demande une volonté politique.

Avant la pandémie, les flux hyper tendus permettaient une optimisation de l’approvisionnement. Ils ont perdu de fiabilité suite à une vulnérabilité préexistante amplifiée par la pandémie. Cela génére une augmentation des coûts pour garantir la livraison à temps. Quand c’est possible, l’approvisionnement est réparti à plusieurs endroits.

Pour ce qui concerne les outils et les méthodes, c’est le royaume de la débrouillardise ou la paralysie.

Phase 3 – Printemps 2022 – Gérer en mode hybride, un ordre nouveau?

La priorité des priorités demeure d’honorer la mission de l’organisation et la promesse client. Éviter toute rupture de service, avec ou sans pandémie, avec ou sans télétravail. Du délestage et une révision des heures d’ouverture sont à prévoir cependant.

Depuis le 28 février 2022, le Conseil du Trésor du Québec invite les fonctionnaires à revenir progressivement au travail. Le 4 avril 2022, 100% des effectifs gouvernementaux devraient être présents au bureau 2 jours par semaine au minimum, à condition que les circonstances sanitaires s’y prêtent. Ce dernier bout de phrase est important dans le contexte d’une 6e vague pandémique qui sévit. D’autres organisations ont emboîté le pas du flexi-travail depuis le début 2022.

En moins de 2 ans, le télétravail est passé dans plusieurs organisations du statut « exceptionnel » à « obligatoire » et ensuite « fortement demandé… par les employés ».

Voici quelques conditions gagnantes :

Un milieu de travail avec un sentiment de sécurité psychologique élevé

Le gestionnaire développe une approche adaptée à chaque membre de l’équipe en fonction de leur expertise et de leur motivation. Le leadership situationnel. Cela aide à limiter le sentiment d’épuisement et à maintenir un sentiment de confiance élevé. C’est exigeant pour le gestionnaire qui doit veiller à son équilibre personnel aussi.

La culture d’équipe et organisationnelle 

Nous sommes des mammifères grégaires, l’isolement qui a poussé l’individualisme à l’extrême a créé une perte de sens du collectif. Les équipes ont besoin d’activités de team building en présentiel pour recréer des liens, du sens et de la créativité. Cela va nourrir le sentiment d’appartenance et améliorer le taux de rétention du personnel. Pas évident quand il faut en même temps livrer des résultats à très court terme.

Le bureau virtuel, les outils partagés et le mode collaboratif

Le « temporaire » devient « temporairement définitif » et il devient important de faire un peu de ménage.

Favoriser une culture de documents partagés, de clients partagés (parfois c’est difficile à laisser au collègue suivant), de résultats d’équipe.

Nous sommes en apprentissage de la gestion des réunions bimodales : une partie de l’équipe est à domicile, une autre partie est au bureau dans une salle de réunion ou … assise à un bureau. Le défi est de bien gérer le temps et équilibrer les apports. Une personne spécifique s’occupe de gérer la communication entre les personnes en salle et les personnes à distance. Il pourrait y avoir aussi un scribe qui publie les notes de la rencontre en temps réel.

Pour certaines organisations, les bureaux personnalisés ont disparu. Réserver un bureau avant de se présenter au travail s’ajoute aux tâches.

Gérer son temps et ses priorités

Les « vieux bons réflexes » de gestion du temps et des priorités sont-ils devenus désuets ?  Non, pas vraiment.

La pandémie a créé un accroissement de réunions plus courtes back à back. Il est recommandé de revoir qui participe à ces réunions, leur valeur ajoutée, les réduire de 20 % pour retrouver de la légèreté en commençant sa journée de travail (La face cachée du travail hybride – Journal Les Affaires)

Les principes généraux de gestion du temps et des priorités demeurent (périodes de concentration de 90 minutes, regrouper les tâches de même nature, …). Les stimuli électroniques peuvent déranger la concentration, il est recommandé de bien gérer les alertes.

Comme il y a beaucoup à faire avec un nombre de personnes limité, avoir des gabarits, des routines préétablies aide à améliorer la performance.

Des pools de tâches à faires permettant aux membres de l’équipe de les faire au fur et à mesure avec des outils collaboratifs comme Planner, Treelo et autre Kanbanize.

Il y a des découvertes intéressantes, parfois l’absence d’une personne permet de constater des processus désuets à mettre à jour.

En vue de favoriser une journée de présence au bureau ensemble, les gestionnaires annoncent à leur équipe quand ils seront présents au bureau. Pour rendre le bureau attractif, certaines organisations ont ajouté des collations et le café gratuits en plus d’un mobilier de bureau rénové et convivial. Cette journée peut sembler peu productive à priori à cause du temps de discussions informelles. Cependant, c’est souvent dans ces moments-là que les idées novatrices émergent.

Phase 4 – Et si le « changement » devenait une habitude ?

L’idée n’est pas de faire peur ou de décourager. On verra si cela se stabilise ou si d’autres changements profonds remettant en question notre relation au temps et aux priorités apparaissent.  

Je mets sur pied un atelier sur la gestion du temps et des priorités de 1h15 très pragmatique pour aider les équipes à travailler efficacement dans ce nouveau monde que nous créons au quotidien.

De tout cœur, je souhaite que cela vous aide en cette période de complexité et d’incertitudes.

Je vous invite à vous inscrire à mon infolettre mensuelle du SPLING en affaires. Voici le lien vers mes autres articles de blog  dans lesquels je partage d’autres trucs et observations pour développer le leadership et optimiser l’organisation !

Corine Markey : Coach Professionnelle Certifiée, formatrice agréée et conférencière.

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