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Gérer son temps et ses priorités durant la pandémie

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Travailler en confinement

Que vous soyez propriétaire d’entreprise, gestionnaire ou professionnel, gérer son temps et ses priorités durant la pandémie est une compétence essentielle.

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Québec, fin avril 2020.  La COVID-19 s’est répandue. La quasi-totalité de la population est en confinement, alors que la perspective de voir arriver un vaccin reste incertaine. Le gouvernement vient pourtant de relancer les activités relatives à la construction résidentielle. Il envisage un retour progressif dans les écoles.

Retour en arrière

Vous aviez une façon de gérer votre temps et vos priorités avant la crise de la COVID-19.  Tout le monde se souviendra du vendredi 13 mars et du déclenchement des mesures de confinement.  La série “Pandémie” jouait sur Netflix et … la réalité a subitement pris le dessus sur la fiction.

Épisode 1 : Gérer son niveau de confiance

Samedi, le 14 mars. C’est un réveil difficile de se retrouver confiné avec la plupart des engagements prévus annulés. Sans chose précise à faire d’autre que de rester chez soi dans un contexte de dangereuse pandémie. C’est anxiogène.

Créer des points de repère avec une routine est un bon moyen de réduire cette anxiété. La première priorité est donc de créer de la confiance en soi en structurant son temps. Ceci permet de réduire son anxiété, redevenir fonctionnel et de maintenir son activité professionnelle à flot.

Épisode 2 : Générer de la confiance avec ses interlocuteurs

Certains faisaient déjà occasionnellement du télétravail, ils avaient une certaine aisance. Cependant, le fait de mélanger pendant plus d’un mois l’espace de travail et l’espace privé est venu remettre en question la signification du travail.

En conséquence, le « travail » est devenu le contenu de ce qu’on fait pendant une période de temps, alors qu’autrefois c’était un endroit où on se rendait.

Sur ce territoire privé plusieurs rôles se vivent : parent, conjoint, employé ou propriétaire d’entreprise ou gestionnaire. En plus de cette superposition de l’espace et des rôles, la facilité d’utiliser les technologies de l’information telles que les textos est venue effriter les limites entre l’aspect professionnel et personnel de notre vie.

Paradoxalement, la conciliation travail/famille est devenue plus facile parce qu’il ne faut plus se déplacer et plus complexe aussi car les limites de temps ont disparu.

Des situations aux extrêmes opposés se sont présentées :

des personnes seules pouvant travailler de nombreuses heures,

des personnes vivant de la promiscuité ne pouvant travailler que quelques heures par jour,

des personnes qui vivent de l’ennui,

des personnes débordées …

Comme on ne le sait pas à priori, la deuxième priorité est de vérifier que nos collaborateurs, nos clients aillent bien. Qu’ils soient confortables et fonctionnels.

Ceci prend du temps au début des conversations et demande des innovations telles que l’organisation de Web Cafés. Organiser de tels moments aide à maintenir les liens de confiance et la culture d’entreprise.

Épisode 3 : Apprendre les technologies et les bonnes pratiques du télétravail

Après la structuration de son temps, vérifier que son interlocuteur va bien, apprendre les technologies du télétravail fut une troisième priorité. Une nécessité pour pouvoir communiquer et travailler en mode confinement.

Le temps mis à apprivoiser ces technologies s’est ajouté à d’autres tâches déjà prévues et imprévues. Zoom, TEAMS, Slack, Skype sont devenus des canaux de communication plus familiers et le défi est de n’échapper aucune communication.

En conséquence, le piège de la facilité d’utilisation de ces outils, combiné au fait que certains commencent à 6h du matin et d’autres à 10h, est que vous pourriez ne plus avoir de temps de réflexion, de temps pour soi.

C’est pourquoi, de nombreux gestionnaires ou décideurs que je coache en ce moment sont fatigués car ils ont géré leur propre stress, absorbé le stress des membres de leur équipe, de leurs clients, se sont rendus très disponibles et ils ont passé du temps à maîtriser ces outils de communication.

Épisode 4 : Mettre des limites à sa disponibilité

Pour remédier aux fâcheuses interruptions qui rendent la concentration difficile, une bonne pratique est de publier votre horaire avec des zones de communication sans RDV pour les lève-tôt et les couche-tard, tel que représenté dans le tableau ci-dessous.

En résultante, mettre des balises de temps claires est une 4e priorité pour bien gérer son temps et ses priorités durant la pandémie. Cela peut aider vos collaborateurs à structurer leur temps aussi. En plus, redéfinir le canal de communication aide aussi.

Enfin, si vous travaillez avec des jeunes enfants à la maison, coupez ce temps en deux :

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Publier son horaire pour informer ses collaborateurs de ses plages de disponibilité

Épisode 5 : Adopter une gestion par objectifs

Ensuite, du fait de travailler à distance, vous ne pouvez plus regarder « de proche » ce que font vos collaborateurs. Il est plus difficile de vérifier le temps de travail effectif et comment ils font. Cela demande une gestion par objectifs et une posture de gestionnaire-coach. Ceux qui ont tenté de maintenir du micro-management en travaillant à distance ont constaté le risque d’épuisement pour soi et pour les collaborateurs.

Donc, qui dit gestion par objectif, dit une bonne gestion des priorités. Adopter une gestion par objectifs est une cinquième priorité.

Épisode 6 : Revoir la planification

Pour absorber le changement, la planification est revue en triant ce qui est annulé/reporté, ce qui est maintenu et les nouveaux besoins. Ce qui est annulé/reporté dégage du temps pour les nouveaux besoins tels que la formation, la préparation du déconfinement. Revoir la planification est une 6e priorité.

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Revoir les priorités en situation de pandémie

Ces 6 priorités ont généré une sorte de routine du confinement. Certains ont accueilli avec soulagement sa prolongation de quelques semaines. Ils ont acquis une façon de gérer son temps et ses priorités durant la pandémie.

Épisode 7 – Rien ne sera plus comme avant…. Vraiment ?

Cette pandémie ne nous permettra pas de retourner à une réalité similaire à celle d’avant le 13 mars. Le niveau de complexité sera plus élevé, le niveau de risque aussi et bien gérer son temps et ses priorités aidera à ne pas se trouver en mode chaotique.

De plus, plusieurs outils de gestion du temps et des priorités classiques sont encore appropriés, mais il faut d’abord les contextualiser à la situation de pandémie.

Mission – vision – promesse client

En premier lieu, la mission, la raison d’être de l’organisation peut rester intacte ou être modifiée. « Fournir des services professionnels de … pour les … ». Ensuite, le contexte de la pandémie exige de revoir les valeurs de l’organisation. Par exemple : « La sécurité sanitaire des collaborateurs et des clients » devrait figurer au premier niveau des valeurs révisées.

Cela va impliquer la mise au point de protocoles et l’adoption de comportements. Cela peut se traduire par une promesse client telle que « Chez XYZ, nous avons à cœur la santé de nos collaborateurs et de nos clients et nous adoptons le protocole ABC lors de nos opérations de … ».

En plus, fonctionner en mode collaboratif pourrait être une autre nouvelle valeur. On s’attend, en effet, à ce que suite au déconfinement progressif, la plupart du monde tienne à travailler 2 ou 3 jours par semaine à partir de son domicile.

La mission et les valeurs vont fixer les balises à l’intérieur desquelles les collaborateurs vont opérer en lâchant prise sur comment ils font les choses, et en priorisant la valeur ajoutée attendue des clients.

Les processus et la formation

Des processus reliés à la préservation de la sécurité sanitaire sont en cours d’élaboration. Une fois prêts, il faudra les adopter et adapter les façons de faire antérieures pour s’y conformer. En conséquence, un travail de rédaction/documentation est à prévoir.

Ensuite, vous et vos collaborateurs devrez apprendre à suivre ces nouveaux protocoles en plus de les annoncer à votre clientèle. Vérifiez si les mesures du PACME s’appliquent à votre situation pour obtenir une subvention.

Les outils classiques pour gérer son temps et ses priorités demeurent pertinents durant la pandémie

Priorité aux priorités

Dans son livre « Priorités aux priorités » Stephen Covey propose la matrice d’Eisenhower pour catégoriser ce qui urgent/pas urgent et important/pas important. La matrice ci-dessous explique le genre de situation correspondant à chaque case. Si vous êtes plusieurs dans votre organisation, prenez le temps de redéfinir ces 4 catégories dans la nouvelle réalité. En procédant de cette façon, vous gagnerez du temps après.

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Outil pour gérer son temps et ses priorités

Les cailloux, le sable et l’eau

De plus, on peut aussi se servir de l’histoire du professeur arrivant avec un seau rempli d’une grosse roche qui demande à ses étudiants s’il reste de la place. De façon similaire quand on gère un gros projet, reste-t-il de la place ? Ensuite le professeur remplit successivement le seau de sable, puis d’eau. Le sable et l’eau symbolisant les petites tâches. On peut, en effet, regrouper les petites tâches et placer « ses gros cailloux » à des moments dans sa journée/semaine.

Compte à rebours

Finalement, un dernier truc, c’est le compte à rebours quand il y a une date de livraison à respecter. En partant sur une ligne du temps de la date de livraison vers la date courante, on détaille toutes les choses à faire. Ce dernier outil peut aider votre esprit à gagner de la confiance en définissant les étapes logiques de réalisation. Par contre, ce qui est plus difficile c’est d’estimer le temps pour réaliser des tâches avec des ressources qui doivent respecter une distanciation sociale. Nous pourrons calculer des temps prévus une fois ces nouvelles habitudes acquises.

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Partir de la date de livraison ciblée à rebours vers aujourd’hui en fixant les étapes logiques

Conclusion

Suite à toutes ces inconnues et nouveautés, il sera plus difficile de prédire un résultat (profit ou perte) à moyen/long terme. Adopter des modes de gestion expérimentale, itérative avec une tolérance aux erreurs et une valorisation des apprentissages semble être la priorité des priorités pour pouvoir rédiger la série 2. Nous aurons définitibement acquis la compétence de gérer son temps et ses priorités durant la pandémie !

De tout cœur, je souhaite que cela vous aide en cette période de complexité et d’incertitudes.

Je vous invite à vous inscrire à mon infolettre mensuelle du SPLING en affaires. Voici le lien vers mes autres articles de blog  dans lesquels je partage d’autres trucs et observations pour développer le leadership et optimiser l’organisation !

Corine Markey : Coach Professionnelle Certifiée, formatrice agréée et conférencière.

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